English
Français
Deutsch
X-treme Smile hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze gegevens verwerken, met wie gegevens eventueel worden gedeeld, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.
Deze verklaring is van toepassing op het gebruik van onze website en webshop, bestellingen, klantaccounts, zakelijke accountverificatie, opleidingen en cursussen, beoordelingen en certificering, communicatie, nieuwsbrieven, reviews, klachten en overige dienstverlening van X-treme Smile.
Laatst bijgewerkt: 18 augustus 2026
Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
X-treme Smile, gevestigd aan Albert Einsteinweg 4, 8501 XE Joure, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@xtremesmile.nl.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de manier waarop u gebruikmaakt van onze website, webshop, opleidingen of andere diensten kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
- voor- en achternaam;
- bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens;
- adres, postcode, woonplaats en land;
- factuur- en afleveradres;
- telefoonnummer en e-mailadres;
- btw-nummer, KvK-gegevens en overige relevante bedrijfsgegevens;
- klant-, account- en inloggegevens;
- bestel- en aankoopgegevens;
- factuur-, transactie- en betaalgegevens;
- correspondentie met X-treme Smile;
- gegevens die u verstrekt bij een vraag, verzoek of klacht;
- gegevens over inschrijving en deelname aan opleidingen;
- cursusdata en gevolgde opleidingen;
- voortgang, beoordelingen en feedback bij opleidingen;
- gegevens met betrekking tot certificering en certificaten;
- documenten of gegevens waarmee een professionele kwalificatie, opleiding, bedrijfsstatus of aankoopbevoegdheid wordt aangetoond wanneer dit noodzakelijk is voor toegang tot bepaalde producten;
- foto's of video's die voor een praktijkopdracht, beoordeling of certificering worden aangeleverd;
- IP-adres, browser-, apparaat- en technische gegevens;
- cookiegegevens en andere online identificatoren;
- gegevens over het gebruik van onze website en advertenties, afhankelijk van uw cookievoorkeuren.
Bijzondere persoonsgegevens
Wij vragen u niet om bijzondere persoonsgegevens wanneer deze niet
noodzakelijk zijn. Bij praktijkbeoordelingen kunnen foto's of video's
van mond, gebit of behandeling mogelijk informatie bevatten die als
gezondheidsgegeven kan worden aangemerkt. Wij beperken deze verwerking
zoveel mogelijk tot wat noodzakelijk is voor de betreffende beoordeling
of certificering en gebruiken hiervoor waar nodig een passende
grondslag.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke en rechtmatige doeleinden en wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Verwerken van bestellingen en betalingen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Verzenden en bezorgen van producten | Uitvoering van de overeenkomst |
| Aanmaken en beheren van klantaccounts | Uitvoering van de overeenkomst |
| Klantenservice en beantwoorden van vragen | Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de aard van het contact |
| Controleren van bedrijfsgegevens, professionele kwalificaties of aankoopbevoegdheid | Uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, naleving van wettelijke verplichtingen |
| Organiseren en uitvoeren van opleidingen, praktijkbeoordelingen en certificering | Uitvoering van de overeenkomst en, waar noodzakelijk, een aanvullende geldige grondslag |
| Administratie, facturatie en fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Beveiliging, fraudepreventie en voorkomen van misbruik | Gerechtvaardigd belang |
| Verzenden van nieuwsbrieven en commerciële communicatie | Toestemming of een andere wettelijk toegestane grondslag |
| Analyse van websitegebruik | Toestemming wanneer daarvoor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt |
| Online advertenties, remarketing en campagnemeting | Toestemming |
Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Zakelijke accounts en professionele toegang
Een deel van het assortiment van X-treme Smile is bedoeld voor zakelijke of professionele gebruikers. Voor toegang tot bepaalde producten kunnen wij controleren of aan de toepasselijke voorwaarden wordt voldaan.
Hiervoor kunnen wij onder andere bedrijfsgegevens, btw-gegevens, opleidingsinformatie of andere gegevens verwerken waarmee kan worden vastgesteld of u tot de betreffende productgroep toegang kunt krijgen.
Alleen noodzakelijke gegevens
Wij vragen alleen om informatie die noodzakelijk is voor de betreffende
controle. Verstrek daarom geen aanvullende persoonsgegevens of
documenten die voor de beoordeling niet nodig zijn.
Opleidingen, praktijkbeoordelingen en certificering
Wanneer u zich inschrijft voor een opleiding verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de organisatie, uitvoering en administratie daarvan.
Dit kunnen onder andere zijn:
- naam en contactgegevens;
- factuur- en betaalgegevens;
- gekozen opleiding;
- datum of periode van deelname;
- aanwezigheid en relevante administratieve gegevens;
- voortgang binnen een online of klassikale opleiding;
- correspondentie over de opleiding;
- praktijkopdrachten;
- beoordelingsstatus en feedback;
- gegevens over certificering;
- uitgiftedatum en gegevens op een certificaat;
- eventuele klachten of vragen over een opleiding.
Praktijkfoto's en -video's
Bij bepaalde opleidingen kan een praktijkopdracht onderdeel zijn van de beoordeling. Hiervoor kan een cursist gevraagd worden een foto of video van het uitgevoerde werk aan te leveren.
Het materiaal wordt uitsluitend gebruikt voor de beoordeling, begeleiding, eventuele herbeoordeling en certificering waarvoor het is verstrekt.
Praktijkmateriaal wordt niet zonder afzonderlijke geldige grondslag gebruikt voor reclame, sociale media of andere publiciteitsdoeleinden.
Certificaten
Wij kunnen gegevens over gevolgde opleidingen en behaalde certificaten bewaren om deelname en certificering later te kunnen controleren en om vragen over eerder uitgegeven certificaten te kunnen beantwoorden.
Modellen tijdens opleidingen
Bij praktijkopleidingen kan met modellen worden gewerkt.
Wanneer X-treme Smile persoonsgegevens van een model verwerkt, gebeurt dit alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de betreffende opleiding, praktijkbeoordeling, administratie, veiligheid of het aantoonbaar vastleggen van toestemming.
De cursist is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van het door hem of haar gebruikte model en voor het verkrijgen van toestemming wanneer dit noodzakelijk is.
Gebruik van beeldmateriaal
Foto's, video's of ander beeldmateriaal waarop een cursist of model
herkenbaar is, worden niet voor marketing, sociale media of andere
publiciteitsdoeleinden gebruikt zonder een daarvoor geldige grondslag.
Nieuwsbrieven en direct marketing
Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief kunnen wij uw e-mailadres en, indien opgegeven, uw naam gebruiken voor het verzenden van nieuws, productinformatie, aanbiedingen en informatie over onze opleidingen.
Voor het verzenden en analyseren van nieuwsbrieven kunnen wij gebruikmaken van e-mail- en marketingplatforms zoals Mailchimp en Omnisend, afhankelijk van onze actuele inrichting.
Uitschrijven kan altijd
U kunt zich op ieder moment uitschrijven via de afmeldmogelijkheid
onderaan onze commerciële e-mails. Wanneer wij persoonsgegevens
gebruiken voor direct marketing kunt u daar eveneens op ieder moment
bezwaar tegen maken.
Betalingen
Voor het verwerken van betalingen kunnen wij gebruikmaken van betaaldienstverleners zoals Mollie, PAY. en PayPal.
Afhankelijk van de gekozen betaalmethode worden de gegevens die noodzakelijk zijn voor de betaling doorgegeven aan de betreffende betaaldienstverlener.
X-treme Smile ontvangt niet noodzakelijk alle financiële gegevens die u rechtstreeks aan een betaaldienstverlener verstrekt.
Een betaaldienstverlener kan voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. In dat geval is ook de privacyverklaring van die betaaldienstverlener van toepassing.
Verzending en logistiek
Om bestellingen te kunnen bezorgen delen wij de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens met de vervoerder of logistieke partner die de zending verwerkt.
Dit kan bijvoorbeeld gaan om uw naam, afleveradres, e-mailadres en telefoonnummer voor zover deze gegevens nodig zijn voor bezorging, track & trace of communicatie over de zending.
Afhankelijk van de bestemming kunnen hiervoor PostNL en nationale of internationale bezorgpartners worden ingeschakeld.
Webshop, administratie en bedrijfssoftware
Voor onze webshop, orderverwerking, voorraadbeheer, administratie en boekhouding maken wij gebruik van verschillende systemen en dienstverleners.
- PrestaShop voor onze webshopomgeving;
- Oxxa.com voor hosting en serverdiensten;
- Brincr voor order- en bedrijfsprocessen;
- SnelStart voor financiële administratie.
E-mail, WhatsApp en overige communicatie
Wanneer u per e-mail, WhatsApp, telefoon of een ander communicatiekanaal contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw bericht of verzoek te kunnen behandelen.
Deel niet meer dan nodig
Deel via deze communicatiekanalen niet meer persoonsgegevens,
documenten of andere informatie dan noodzakelijk voor de behandeling
van uw vraag of opdracht.
Reviews
X-treme Smile kan gebruikmaken van reviewplatforms zoals WebwinkelKeur en Google Reviews.
Wanneer wij u uitnodigen om een beoordeling achter te laten, kunnen daarvoor noodzakelijke gegevens aan de betreffende reviewdienst worden verstrekt.
Wanneer een reviewplatform persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerkt, is ook de privacyverklaring van dat platform van toepassing.
Analytics en advertenties
Wij kunnen diensten van onder andere Google en Meta gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om online advertenties en campagnes te meten.
Voor zover voor dergelijke toepassingen toestemming vereist is, worden deze pas geactiveerd nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via onze cookie-instellingen.
De exacte werking en bewaartermijnen zijn mede afhankelijk van onze actuele Analytics-, advertentie- en cookie-instellingen.
Met wie delen wij persoonsgegevens?
X-treme Smile verkoopt uw persoonsgegevens niet.
Persoonsgegevens worden alleen met derden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Dit kunnen onder andere zijn:
- hosting-, webshop- en IT-dienstverleners;
- betaaldienstverleners;
- vervoerders en logistieke partners;
- boekhoud- en administratiesoftware;
- e-mail- en marketingplatforms;
- communicatie- en bestandsoverdrachtsdiensten;
- analytics- en advertentieplatforms;
- reviewplatforms;
- accountants, boekhouders, adviseurs of bevoegde overheidsinstanties.
Verantwoordelijkheid van externe partijen
Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend namens
X-treme Smile verwerkt, maken wij waar vereist passende afspraken.
Sommige externe partijen verwerken persoonsgegevens voor eigen
doeleinden en zijn daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
In dat geval geldt ook hun eigen privacybeleid.
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of gebruikmaken van internationale infrastructuur.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat en dat waar nodig passende waarborgen worden toegepast overeenkomstig de AVG.
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.
Financiële en fiscale administratie
Basisgegevens van onze administratie en facturen worden in beginsel zeven (7) jaar bewaard overeenkomstig de fiscale bewaarplicht.
One Stop Shop (OSS)
Wanneer gegevens betrekking hebben op leveringen of diensten die onder de Unieregeling of Invoerregeling van het btw-eenloketsysteem vallen, geldt voor de betreffende administratie een bewaartermijn van tien (10) jaar.
Bestellingen en accounts
Bestel-, account- en verificatiegegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor uitvoering van de overeenkomst, accountbeheer, klantenservice en wettelijke verplichtingen.
Opleidingen en certificering
Cursistgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor uitvoering en administratie van de opleiding, beoordeling, bewijs van deelname, certificering en beantwoording van vragen achteraf.
Praktijkmateriaal
Persoonsgebonden praktijkfoto's en -video's worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor beoordeling, eventuele herbeoordeling en certificering, tenzij er een andere geldige reden bestaat om deze langer te bewaren.
Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking of ander onrechtmatig gebruik.
- beveiligde SSL/TLS-verbindingen;
- toegangsbeperkingen tot systemen en persoonsgegevens;
- passende account- en wachtwoordbeveiliging;
- beveiligde hosting en systeembeheer;
- regelmatige software- en beveiligingsupdates;
- controle en monitoring waar dit passend is.
Uw privacyrechten
Onder de AVG heeft u, afhankelijk van de situatie, onder andere het recht om:
- inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
- onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- persoonsgegevens over te laten dragen wanneer dit recht van toepassing is;
- een gegeven toestemming in te trekken.
Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur uw verzoek naar info@xtremesmile.nl.
Wij behandelen uw verzoek in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is, kan de wettelijke termijn onder de daarvoor geldende voorwaarden worden verlengd. Wij informeren u dan binnen de eerste maand.
Klacht over de verwerking van persoonsgegevens
Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop X-treme Smile met persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via info@xtremesmile.nl.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens .
Geautomatiseerde controles en besluitvorming
Voor bepaalde technische of administratieve processen kunnen geautomatiseerde controles worden gebruikt, bijvoorbeeld bij het controleren van ingevulde account- of bedrijfsgegevens.
Wanneer aanvullende beoordeling noodzakelijk is, kan een aanvraag handmatig worden beoordeeld.
X-treme Smile neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, zonder dat daarvoor de onder de AVG vereiste voorwaarden en waarborgen zijn toegepast.
Minderjarigen
Onze webshop, zakelijke dienstverlening en opleidingen zijn niet specifiek gericht op het verzamelen van persoonsgegevens van jonge kinderen.
Wanneer een minderjarige deelneemt aan een opleiding, praktijkbehandeling of andere activiteit waarvoor toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger noodzakelijk is, kan X-treme Smile verlangen dat deze toestemming vooraf wordt verstrekt.
Cookieverklaring
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die via uw browser op uw apparaat kunnen worden opgeslagen.
Sommige cookies zijn noodzakelijk om onze website en webshop goed te laten functioneren. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij waar dit wettelijk vereist is vooraf uw toestemming.
Welke soorten cookies gebruiken wij?
| Categorie | Doel | Toestemming |
|---|---|---|
| Functioneel | Nodig voor functies zoals winkelwagen, inloggen, beveiliging, taalinstellingen en andere noodzakelijke webshopfuncties. | Niet vereist wanneer de cookie strikt noodzakelijk is. |
| Analytisch | Geeft inzicht in het gebruik en functioneren van onze website. | Voor zover wettelijk vereist: alleen na toestemming. |
| Marketing en tracking | Wordt gebruikt voor advertentiemeting, remarketing, personalisatie en het meten van campagnes. | Alleen na toestemming. |
Actuele cookies en bewaartermijnen
De exacte cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen kunnen
wijzigen wanneer onze website of gebruikte diensten worden aangepast.
De actuele gegevens worden daarom weergegeven via de
cookie-instellingen van onze website.
Uw cookievoorkeuren wijzigen
Bij uw eerste bezoek aan onze website kunt u via de cookiebanner uw voorkeuren instellen.
U kunt uw toestemming later wijzigen of intrekken via Cookie-instellingen op onze website.
Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring
Wetgeving, onze website, onze systemen en onze dienstverlening kunnen veranderen. Daarom kan deze privacy- en cookieverklaring van tijd tot tijd worden aangepast.
De meest actuele versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd. Bovenaan deze pagina staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.