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X-treme Smile accorde une grande importance à la protection des données à caractère personnel. Dans la présente déclaration de confidentialité et relative aux cookies, nous expliquons quelles données personnelles nous traitons, pourquoi nous les traitons, avec qui elles peuvent être partagées, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.
Cette déclaration s'applique à l'utilisation de notre site internet et de notre boutique en ligne, aux commandes, comptes clients, vérifications de comptes professionnels, formations et cours, évaluations et certifications, communications, newsletters, avis, réclamations et autres services proposés par X-treme Smile.
Dernière mise à jour : 18 août 2026
Qui est responsable de vos données personnelles ?
X-treme Smile, établi à Albert Einsteinweg 4, 8501 XE Joure, Pays-Bas, est responsable du traitement des données à caractère personnel tel que décrit dans la présente déclaration de confidentialité.
Pour toute question concernant la confidentialité ou le traitement de données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse info@xtremesmile.nl.
Quelles données personnelles traitons-nous ?
Selon la manière dont vous utilisez notre site internet, notre boutique en ligne, nos formations ou nos autres services, nous pouvons notamment traiter les données personnelles suivantes :
- nom et prénom ;
- nom de l'entreprise et coordonnées professionnelles ;
- adresse, code postal, ville et pays ;
- adresse de facturation et de livraison ;
- numéro de téléphone et adresse e-mail ;
- numéro de TVA, données du registre du commerce et autres informations professionnelles pertinentes ;
- données client, compte et connexion ;
- données relatives aux commandes et achats ;
- données de facturation, de transaction et de paiement ;
- correspondance avec X-treme Smile ;
- informations fournies lors d'une question, d'une demande ou d'une réclamation ;
- données relatives à l'inscription et à la participation aux formations ;
- dates de formation et formations suivies ;
- progression, évaluations et retours dans le cadre des formations ;
- données relatives aux certifications et certificats ;
- documents ou informations permettant de démontrer une qualification professionnelle, une formation suivie, le statut d'une entreprise ou une autorisation d'achat lorsque cela est nécessaire pour accéder à certains produits ;
- photos ou vidéos fournies dans le cadre d'un exercice pratique, d'une évaluation ou d'une certification ;
- adresse IP, navigateur, appareil et données techniques ;
- données relatives aux cookies et autres identifiants en ligne ;
- données relatives à l'utilisation de notre site internet et de nos publicités, selon vos préférences en matière de cookies.
Catégories particulières de données personnelles
Nous ne vous demandons pas de fournir des catégories particulières de
données personnelles sauf lorsque cela est nécessaire. Dans le cadre
d'évaluations pratiques, des photos ou vidéos de la bouche, des dents
ou d'un traitement peuvent éventuellement contenir des informations
pouvant être considérées comme des données de santé. Nous limitons ce
traitement autant que possible à ce qui est nécessaire pour
l'évaluation ou la certification concernée et utilisons, lorsque cela
est nécessaire, une base juridique appropriée.
Pourquoi traitons-nous des données personnelles ?
Nous traitons les données personnelles uniquement à des fins claires et légitimes et lorsqu'une base juridique valable existe.
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Traitement des commandes et paiements | Exécution d'un contrat |
| Expédition et livraison des produits | Exécution d'un contrat |
| Création et gestion des comptes clients | Exécution d'un contrat |
| Service client et réponse aux demandes | Exécution d'un contrat ou intérêt légitime, selon la nature du contact |
| Vérification des données de l'entreprise, qualifications professionnelles ou autorisations d'achat | Exécution d'un contrat, intérêt légitime et, le cas échéant, respect d'obligations légales |
| Organisation et réalisation de formations, évaluations pratiques et certifications | Exécution d'un contrat et, lorsque cela est nécessaire, une base juridique complémentaire valable |
| Administration, facturation et obligations fiscales | Obligation légale |
| Sécurité, prévention de la fraude et des abus | Intérêt légitime |
| Envoi de newsletters et communications commerciales | Consentement ou autre base juridique autorisée lorsque celle-ci est applicable |
| Analyse de l'utilisation du site internet | Consentement lorsque des cookies non essentiels ou des technologies similaires sont utilisés |
| Publicité en ligne, remarketing et mesure des campagnes | Consentement |
Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
Comptes professionnels et accès réservé aux professionnels
Une partie de l'assortiment X-treme Smile est destinée aux entreprises ou aux professionnels. Pour accéder à certains produits, nous pouvons vérifier si les conditions applicables sont remplies.
À cette fin, nous pouvons traiter des informations professionnelles, des données relatives à la TVA, des informations concernant des formations suivies ou d'autres données permettant de déterminer si vous pouvez accéder à la catégorie de produits concernée.
Uniquement les informations nécessaires
Nous demandons uniquement les informations nécessaires à la
vérification concernée. Merci de ne pas transmettre de données
personnelles ou de documents supplémentaires qui ne sont pas
nécessaires à cette vérification.
Formations, évaluations pratiques et certifications
Lorsque vous vous inscrivez à une formation, nous traitons les données personnelles nécessaires à son organisation, à son déroulement et à son administration.
Il peut notamment s'agir des données suivantes :
- nom et coordonnées ;
- données de facturation et de paiement ;
- formation choisie ;
- date ou période de participation ;
- présence et données administratives pertinentes ;
- progression dans le cadre d'une formation en ligne ou en présentiel ;
- correspondance concernant la formation ;
- travaux pratiques ;
- statut de l'évaluation et retours ;
- données relatives à la certification ;
- date de délivrance et informations figurant sur un certificat ;
- éventuelles réclamations ou questions relatives à une formation.
Photos et vidéos de travaux pratiques
Pour certaines formations, un exercice pratique peut faire partie de l'évaluation. Les participants peuvent donc être invités à fournir une photo ou une vidéo du travail réalisé.
Ce matériel est utilisé exclusivement dans le cadre de l'évaluation, de l'accompagnement, d'une éventuelle réévaluation et de la certification pour laquelle il a été transmis.
Le matériel pratique n'est pas utilisé à des fins publicitaires, sur les réseaux sociaux ou à d'autres fins promotionnelles sans base juridique valable distincte.
Certificats
Nous pouvons conserver des informations relatives aux formations suivies et aux certificats obtenus afin de pouvoir vérifier ultérieurement la participation et la certification et répondre aux questions relatives à des certificats déjà délivrés.
Modèles pendant les formations
Des modèles peuvent être utilisés pendant certaines formations pratiques.
Lorsque X-treme Smile traite des données personnelles relatives à un modèle, cela se fait uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour la formation concernée, l'évaluation pratique, l'administration, la sécurité ou la preuve d'un consentement obtenu.
Le participant est responsable du traitement soigneux des données personnelles de son modèle et de l'obtention du consentement nécessaire lorsque celui-ci est requis.
Utilisation des images
Les photos, vidéos ou autres contenus visuels sur lesquels un
participant ou un modèle est identifiable ne sont pas utilisés à des
fins de marketing, sur les réseaux sociaux ou à d'autres fins
promotionnelles sans base juridique valable.
Newsletters et marketing direct
Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous pouvons utiliser votre adresse e-mail et, si vous l'avez fourni, votre nom afin de vous envoyer des actualités, informations produits, offres et informations concernant nos formations.
Pour l'envoi et l'analyse de nos newsletters, nous pouvons utiliser des plateformes d'e-mailing et de marketing telles que Mailchimp et Omnisend, selon notre configuration actuelle.
Vous pouvez vous désinscrire à tout moment
Vous pouvez vous désinscrire à tout moment à l'aide du lien de
désinscription figurant au bas de nos e-mails commerciaux. Lorsque
nous utilisons des données personnelles à des fins de marketing
direct, vous pouvez également vous opposer à ce traitement à tout
moment.
Paiements
Pour le traitement des paiements, nous pouvons faire appel à des prestataires de services de paiement tels que Mollie, PAY. et PayPal.
Selon le mode de paiement choisi, les données nécessaires au traitement du paiement sont transmises au prestataire de paiement concerné.
X-treme Smile ne reçoit pas nécessairement l'ensemble des informations financières que vous fournissez directement au prestataire de paiement.
Pour certains traitements, un prestataire de paiement peut être responsable de traitement indépendant. Dans ce cas, la déclaration de confidentialité du prestataire de paiement concerné s'applique également.
Expédition et logistique
Afin de pouvoir livrer les commandes, nous partageons les données personnelles nécessaires avec le transporteur ou partenaire logistique chargé du traitement de l'envoi.
Il peut notamment s'agir de votre nom, adresse de livraison, adresse e-mail et numéro de téléphone lorsque ces informations sont nécessaires à la livraison, au suivi de l'envoi ou aux communications relatives à celui-ci.
Selon la destination, PostNL ainsi que des partenaires de livraison nationaux ou internationaux peuvent être utilisés.
Boutique en ligne, administration et logiciels professionnels
Nous utilisons différents systèmes et prestataires pour notre boutique en ligne, le traitement des commandes, la gestion des stocks, l'administration et la comptabilité.
- PrestaShop pour notre environnement de boutique en ligne ;
- Oxxa.com pour l'hébergement et les services de serveur ;
- Brincr pour les processus liés aux commandes et à l'entreprise ;
- SnelStart pour l'administration financière.
E-mail, WhatsApp et autres communications
Lorsque vous nous contactez par e-mail, WhatsApp, téléphone ou via un autre canal de communication, nous traitons les données nécessaires au traitement de votre message ou de votre demande.
Ne transmettez pas plus d'informations que nécessaire
Merci de ne pas transmettre, via ces canaux de communication, plus de
données personnelles, documents ou autres informations que ce qui est
nécessaire au traitement de votre question ou de votre demande.
Avis
X-treme Smile peut utiliser des plateformes d'avis telles que WebwinkelKeur et Google Reviews.
Lorsque nous vous invitons à laisser un avis, les données nécessaires à cette fin peuvent être transmises au service d'avis concerné.
Lorsqu'une plateforme d'avis traite des données personnelles pour ses propres finalités, sa propre déclaration de confidentialité s'applique également.
Analyse et publicité
Nous pouvons utiliser les services de parties telles que Google et Meta afin de mieux comprendre l'utilisation de notre site internet et de mesurer les performances de nos publicités et campagnes en ligne.
Lorsque votre consentement est requis pour ces applications, elles ne sont activées qu'après que vous avez donné votre consentement via nos paramètres de cookies.
Le fonctionnement exact et les durées de conservation dépendent notamment de nos paramètres actuels d'analyse, de publicité et de cookies.
Avec qui partageons-nous des données personnelles ?
X-treme Smile ne vend pas vos données personnelles.
Les données personnelles ne sont partagées avec des tiers que lorsque cela est nécessaire pour nos services, lorsqu'une base juridique valable le permet ou lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.
Il peut notamment s'agir des catégories suivantes :
- prestataires d'hébergement, de boutique en ligne et de services informatiques ;
- prestataires de services de paiement ;
- transporteurs et partenaires logistiques ;
- fournisseurs de logiciels de comptabilité et d'administration ;
- plateformes d'e-mailing et de marketing ;
- services de communication et de transfert de fichiers ;
- plateformes d'analyse et de publicité ;
- plateformes d'avis ;
- comptables, experts-comptables, conseillers ou autorités publiques compétentes.
Responsabilité des parties externes
Lorsqu'un prestataire externe traite des données personnelles
exclusivement pour le compte de X-treme Smile, nous concluons,
lorsque cela est requis, les accords appropriés concernant la
protection de ces données. Certaines parties externes traitent des
données personnelles pour leurs propres finalités et agissent alors
en tant que responsables de traitement indépendants. Dans ce cas,
leur propre politique de confidentialité s'applique également.
Traitement en dehors de l'Espace économique européen
Certains prestataires peuvent traiter des données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ou utiliser une infrastructure internationale.
Lorsque des données personnelles sont traitées en dehors de l'EEE, nous veillons à ce qu'un mécanisme de transfert valable soit en place et, lorsque cela est nécessaire, que des garanties appropriées soient appliquées conformément au RGPD.
Combien de temps conservons-nous les données personnelles ?
Nous ne conservons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sauf lorsque nous sommes légalement tenus de les conserver plus longtemps.
Administration financière et fiscale
Les documents administratifs de base et les factures sont en principe conservés pendant sept (7) ans conformément aux obligations fiscales de conservation.
One Stop Shop (OSS)
Lorsque les données concernent des livraisons ou prestations relevant du régime de l'Union ou du régime d'importation du guichet unique TVA, les documents concernés sont conservés pendant dix (10) ans.
Commandes et comptes clients
Les données relatives aux commandes, comptes et vérifications sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour l'exécution du contrat, la gestion du compte, le service client et le respect des obligations légales.
Formations et certifications
Les données des participants sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour l'organisation et l'administration de la formation, les évaluations, la preuve de participation, la certification et la réponse aux questions ultérieures.
Matériel pratique
Les photos et vidéos personnelles fournies dans le cadre d'évaluations pratiques ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour l'évaluation, une éventuelle réévaluation et la certification, sauf lorsqu'une autre raison valable justifie une conservation plus longue.
Sécurité des données personnelles
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre la perte, l'accès non autorisé, les modifications non autorisées, la divulgation ou toute autre utilisation illicite.
- connexions SSL/TLS sécurisées ;
- accès limité aux systèmes et aux données personnelles ;
- sécurité appropriée des comptes et mots de passe ;
- hébergement et gestion des systèmes sécurisés ;
- mises à jour régulières des logiciels et de la sécurité ;
- contrôles et surveillance lorsque cela est approprié.
Vos droits en matière de protection des données
En vertu du RGPD et selon la situation, vous disposez notamment du droit de :
- demander l'accès aux données personnelles que nous traitons à votre sujet ;
- faire rectifier des données personnelles incorrectes ou incomplètes ;
- demander l'effacement de données personnelles ;
- demander la limitation du traitement ;
- vous opposer à certains traitements ;
- demander la portabilité de vos données lorsque ce droit est applicable ;
- retirer un consentement précédemment donné.
Vous souhaitez exercer l'un de ces droits ? Envoyez votre demande à info@xtremesmile.nl.
Nous répondons en principe à votre demande dans un délai d'un mois. Lorsque la demande est complexe, le délai légal peut être prolongé dans les conditions prévues par la réglementation. Nous vous informerons alors dans le premier mois si un délai supplémentaire est nécessaire.
Réclamation concernant le traitement de données personnelles
Vous avez une question ou une réclamation concernant la manière dont X-treme Smile traite les données personnelles ? Contactez-nous à l'adresse info@xtremesmile.nl.
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données. Aux Pays-Bas, il s'agit de l' Autoriteit Persoonsgegevens .
Contrôles automatisés et prise de décision
Des contrôles automatisés peuvent être utilisés pour certains processus techniques ou administratifs, par exemple lors de la vérification de données de compte ou d'informations professionnelles fournies.
Lorsqu'une évaluation supplémentaire est nécessaire, une demande peut faire l'objet d'un examen manuel.
X-treme Smile ne prend pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative similaire sans appliquer les conditions et garanties requises par le RGPD.
Mineurs
Notre boutique en ligne, nos services professionnels et nos formations ne sont pas spécifiquement destinés à collecter des données personnelles concernant de jeunes enfants.
Lorsqu'un mineur participe à une formation, un traitement pratique ou une autre activité pour laquelle le consentement d'un parent ou représentant légal est nécessaire, X-treme Smile peut demander que ce consentement soit fourni au préalable.
Déclaration relative aux cookies
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Quels types de cookies utilisons-nous ?
| Catégorie | Finalité | Consentement |
|---|---|---|
| Fonctionnels | Nécessaires pour des fonctionnalités telles que le panier, la connexion, la sécurité, les préférences linguistiques et d'autres fonctions essentielles de la boutique en ligne. | Non requis lorsque le cookie est strictement nécessaire. |
| Analytiques | Permettent de mieux comprendre l'utilisation et le fonctionnement de notre site internet. | Lorsque la loi l'exige : uniquement après consentement. |
| Marketing et suivi | Utilisés pour mesurer les publicités, le remarketing, la personnalisation et les performances des campagnes. | Uniquement après consentement. |
Cookies actuels et durées de conservation
Les cookies exacts, fournisseurs, finalités et durées de conservation
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disponibles via les paramètres de cookies de notre site internet.
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Vous pouvez ultérieurement modifier ou retirer votre consentement via les Paramètres des cookies de notre site internet.
Modifications de cette déclaration de confidentialité et relative aux cookies
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La version la plus récente est toujours publiée sur cette page. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page.