Beschwerdeverfahren

Einreichen einer Beschwerde

Eine formelle Beschwerde kann per E-Mail oder schriftlich per Post bei X-treme Smile® eingereicht werden, zu Händen von J. Hoff (Beschwerdebeauftragte).

Geben Sie bei Ihrer Beschwerde nach Möglichkeit Folgendes an:

• Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten;
• die betreffende Bestellnummer oder Schulung, sofern zutreffend;
• das Datum, an dem sich der betreffende Sachverhalt ereignet hat;
• eine klare Beschreibung Ihrer Beschwerde;
• gegebenenfalls relevante Dokumente, Fotos oder andere Informationen;
• die von Ihnen gewünschte Lösung.

Wir bitten Sie, eine Beschwerde möglichst zeitnah einzureichen, nachdem der Anlass entstanden ist oder von Ihnen festgestellt wurde.

Eingang und Bearbeitung

Wir bestätigen den Eingang einer Beschwerde grundsätzlich innerhalb von 48 Stunden per E-Mail.

Die Beschwerde wird so schnell wie möglich und spätestens innerhalb von fünf Werktagen nach Eingang in Bearbeitung genommen.

Alle Beschwerden werden vertraulich behandelt. Personenbezogene Daten und sonstige Informationen aus der Beschwerdeakte werden ausschließlich verwendet, soweit dies für die Bearbeitung der Beschwerde erforderlich ist, und gemäß unserer Datenschutzerklärung sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet.

Unser Ziel ist es, Beschwerden innerhalb von 14 Kalendertagen nach Eingang begründet und schriftlich abzuschließen.

Ist für eine sorgfältige Beurteilung mehr Zeit erforderlich, informieren wir Sie innerhalb dieser Frist darüber. Dabei erläutern wir den Grund für die Verzögerung und teilen Ihnen mit, innerhalb welcher Frist wir die weitere Bearbeitung voraussichtlich abschließen können.

Die beschwerdeführende Person stellt alle Informationen zur Verfügung, die vernünftigerweise für eine sorgfältige Bearbeitung der Beschwerde erforderlich sind.

Bearbeitungsverfahren

Abhängig von Art und Inhalt der Beschwerde kann die Beschwerdebeauftragte:

• die Beschwerde und die zugehörige Akte prüfen;
• die beschwerdeführende Person für eine nähere Erläuterung kontaktieren;
• den beteiligten Mitarbeiter, Trainer oder eine andere beteiligte Person anhören;
• zusätzliche Informationen einholen;
• bei Bedarf Sachverständige oder Dritte hinzuziehen;
• die verfügbaren Informationen und Standpunkte beurteilen;
• eine begründete Entscheidung formulieren;
• die beschwerdeführende Person schriftlich über die Entscheidung und eine gegebenenfalls vorgeschlagene Lösung informieren;
• relevante Korrespondenz in die Beschwerdeakte aufnehmen.

Wenn dies für die Bearbeitung der Beschwerde sinnvoll ist, nehmen wir nach unserer schriftlichen Antwort Kontakt mit Ihnen auf, um die Entscheidung näher zu erläutern und eventuelle Fragen zu beantworten.

Ist die beschwerdeführende Person mit der angebotenen Lösung einverstanden, wird die Beschwerde als erledigt registriert und die Akte geschlossen.

Kann die Beschwerde nicht zufriedenstellend gelöst werden, kann – abhängig von der Art der Beschwerde, der Eigenschaft der beschwerdeführenden Person und dem Anwendungsbereich des jeweiligen Verfahrens – eine unabhängige Vermittlung oder Streitbeilegung möglich sein.

Unabhängige Vermittlung über WebwinkelKeur

X-treme Smile® ist Mitglied bei WebwinkelKeur.

Verbraucherstreitigkeiten, die nach den zum jeweiligen Zeitpunkt geltenden Bedingungen für eine Bearbeitung in Betracht kommen, können über die Mitgliederseite von X-treme Smile® bei WebwinkelKeur eingereicht werden.

Nach Einreichung einer Streitigkeit erhält X-treme Smile® nach dem derzeitigen Verfahren von WebwinkelKeur zunächst die Möglichkeit, die Angelegenheit selbst zu lösen. Führt dies nicht zu einer Lösung, kann der Verbraucher innerhalb des WebwinkelKeur-Verfahrens eine unabhängige Vermittlung wählen.

Nach dem derzeitigen Verfahren vermittelt WebwinkelKeur nicht bei Streitigkeiten zwischen zwei gewerblichen Parteien. Eine gewerbliche Beschwerde wird selbstverständlich dennoch vollständig gemäß unserem eigenen Beschwerdeverfahren bearbeitet.

Eine dafür in Betracht kommende Verbraucherstreitigkeit kann über die Mitgliederseite von X-treme Smile® bei WebwinkelKeur eingereicht werden.

Für die Vermittlung gelten stets die Bedingungen, Fristen, der Anwendungsbereich und das Verfahren von WebwinkelKeur, die zum Zeitpunkt der Einreichung der Streitigkeit gelten.

Streitbeilegung durch DigiDispuut

Kann eine Streitigkeit nicht zwischen den Parteien gelöst werden, kann sie – soweit die Streitigkeit in den zu diesem Zeitpunkt geltenden Anwendungsbereich fällt und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind – möglicherweise der unabhängigen Streitbeilegungskommission der Stichting DigiDispuut vorgelegt werden.

DigiDispuut behandelt Streitigkeiten nach dem Grundsatz des rechtlichen Gehörs, wobei beide Parteien Gelegenheit erhalten, ihren Standpunkt darzulegen. Haben sich die Parteien rechtswirksam für eine Behandlung durch DigiDispuut entschieden und sind die geltenden Voraussetzungen erfüllt, kann die Streitbeilegungskommission eine verbindliche Entscheidung treffen.

DigiDispuut entscheidet anhand seiner jeweils aktuellen Verfahrensordnung selbst, ob eine Streitigkeit in seine Zuständigkeit und seinen Anwendungsbereich fällt.

Aus der Erwähnung von DigiDispuut auf dieser Seite entsteht daher nicht automatisch ein Anspruch darauf, dass eine Streitigkeit von DigiDispuut behandelt wird.

Innerhalb der Grenzen seiner Verfahrensordnung kann die Streitbeilegungskommission auch eine Entscheidung über Verfahrenskosten treffen.

Registrierung und Aufbewahrungsfrist

Alle formell eingereichten Beschwerden, die Art ihrer Bearbeitung, das Ergebnis und die dazugehörige relevante Korrespondenz werden registriert.

Beschwerdeakten werden grundsätzlich zwölf Monate nach Abschluss der Beschwerde aufbewahrt. Ist eine längere Aufbewahrungsfrist aufgrund einer laufenden Streitigkeit, einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Feststellung, Ausübung oder Begründung eines Rechtsanspruchs erforderlich, kann die Akte länger aufbewahrt werden.

Beschwerdeakten werden vertraulich behandelt und sind ausschließlich für Personen zugänglich, die an der Bearbeitung oder administrativen Abwicklung der Beschwerde beteiligt sind.

Schlussbestimmungen

Dieses Beschwerdeverfahren ist öffentlich über die Website von X-treme Smile® zugänglich.

Dieses Beschwerdeverfahren stellt eine praktische Regelung für die Einreichung und Bearbeitung von Beschwerden dar. Es ändert oder ersetzt keine Rechte und Pflichten aus dem jeweils anwendbaren Vertrag, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder zwingend anwendbarem Recht.

Weitere Informationen zu Bestellungen, Zahlung, Lieferung, Garantie, Rücksendungen, Datenschutz sowie sonstigen Rechten und Pflichten finden Sie auf den folgenden Seiten.